Projektmanagement - heute erklärt am Beispiel der WM

von Mirjam Rieß

Die einen nutzen sie zum tippen - wir zum erklären. Die WM 2014.

 

Nachdem es gerade so gut passt, erklären wir heute mal für alle, denen es noch nicht so vertraut ist, den Rahmen des Projektmanagements am Beispiel der WM.  

Was hat denn jetzt die WM mit Projektmanagement zu tun? Einiges!
Aber fangen wir doch einfach mal an.

Als erstes brauchen wir also ein Projekt, damit wir etwas zum managen haben.
Aber: Was ist überhaupt ein Projekt?
Hier gibt es verschiedene Definitionen, die jedoch im Kern die gleiche Aussage vereinen, daher nur 2 Beispiele dazu:

  • IPMA: „ein zeit- und kostenbeschränktes Vorhaben zur Realisierung einer Menge definierter Ergebnisse entsprechend vereinbarter Qualitätsstandards und Anforderungen (Erfüllung der Projektziele) …“
  • Prince2: „Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wurde, ein oder mehrere Produkte in Übereinstimmung mit einem vereinbarten Business Case zu liefern.“

Nun, auch die WM läuft über einen definierten Zeitraum, hat eine eigens dafür geschaffene Organisation und verfolgt einen expliziten Zweck, unterliegt Qualitätsstandards, etc.

Und schon haben wir laut Definition ein Projekt.

Dann schauen wir uns doch mal das Projekt „Vorbereitung der WM“ einmal genauer an:

Nachdem die Entscheidung für das Gastgeberland der nächsten WM getroffen wurde, kann das Projekt aufgesetzt werden. Auftraggeber für dieses Projekt wäre in diesem Fall vermutlich das Exekutivkomitee der FIFA. Es gilt zunächst die IST-Situation vor Ort zu analysieren. Z.B.: Welche Stadien gibt es bereits, wie ist die Infrastruktur angelegt, gibt es ausreichend Übernachtungsmöglichkeiten für Spieler und Gäste, etc. Auch die Stakeholder sollte man im Fall der Planung nicht außer Acht lassen. Denn, wie stehen die dortige Politik, Landesbewohner oder auch andere Institutionen dazu? Es kommt schließlich einiges auf das Land selbst zu.

Ist dies erledigt, ist es an der Zeit, sich über das SOLL-Konzept und die Ziele Gedanken zu machen. Das Ziel könnte zum Beispiel sein: „Ausreichend viele Stadien in aktueller technischer Qualität mit passender Infrastruktur und Abdeckung der touristischen Anforderungen.“

Nehmen wir dies als Basis, kann ein Projektplan aufgestellt werden, in dem sich die Neubauten oder Renovierungen von Stadien wiederfinden. Vielleicht auch der Ausbau der öffentlichen Verkehrswege, neue Hotels, Tourismus-Attraktionen oder auch einfach nur Möglichkeiten für das Publik-Viewing.

Hier muss, wie bei jedem Projektplan der zeitliche Faktor / Timeline beachtet werden. Erst das Stadion bauen, dann den Rasen anlegen. Was muss also zuerst fertig werden, bzw. was ist wichtiger? Dazu werden natürlich entsprechende Ressourcen benötigt. Ressourcen in Form von Materialien, aber auch Personen, die das Ganze umsetzen.

In diesem Zusammenhang, kommt nun auch das Budget zum tragen.

Wie viel Geld steht dem Projekt insgesamt zur Verfügung und wie muss dieses verteilt werden, um alles abdecken zu können, ohne das die Qualität der Ergebnisse leidet? Denn mit dem Budget für das Stadion, sollte beispielsweise auch der Rasen abgedeckt sein und das Ganze stabil genug für die tobenden Massen sein.

Der Projektmanager hat nun die Aufgabe, alle diese Punkte im Auge zu behalten und dafür zu sorgen, dass Termine eingehalten werden, das Budget nicht überschritten wird und alles mit ausreichender Qualität durchgeführt wird.

Er wird auf Basis des Projektplans das Projektcontrolling aufsetzten, ein Risikomanagement betreiben und den aktuellen Status in regelmäßigen Meetings abfragen. Sicher wird es bei einem Projekt dieser Größenordnung (alles in allem wäre es in diesem Falle eher ein Großprogramm) verschiedene Teilprojektleiter geben, die sich um die einzelnen Themen kümmern.
Um dennoch stets auf dem aktuellen Stand der Geschehnisse zu sein, wird ein Reporting benötigt, mit dem regelmäßig die Situation zum Projektfortschritt, Risiken, Problemen, Budget und Terminen über verschiedene Gremien „nach oben“ berichtet wird. Damit alles in geordneten Bahnen abläuft, werden entsprechende Prozesse definiert.

Neigt sich das Projekt dann dem Ende zu, wird der Projektmanager mit dem Auftraggeber die Ergebnisse besprechen und sich zum Schluss eine Abnahme erteilen lassen.

Damit wäre das Projekt WM, oder bzw. die Vorbereitungen dazu abgeschlossen.

Nun könnte die WM starten – aber auch das sportliche Ereignis an sich, wäre ein Projekt. Denn es wird ein Spielplan benötigt, Spieler, Schiedsrichter, Technik (z.B. Torlinientechnik, Stadionbeleuchtung…), Sicherheit im und um das Stadion, Qualitätskriterien müssen eingehalten sein, etc.

Man könnte hier noch viel weiter in die Tiefe gehen, die Projektphasen betrachten, auf Arbeitspakete eingehen, Strategien beleuchten oder Methoden vergleichen, um nur einiges zu nennen.

Aber das würde mehr als nur den Rahmen sprengen.

Also gehen darauf in späteren Blog-Beiträgen ein und genießen jetzt erst einmal die weiteren Spiele der WM2014 und drücken der deutschen Mannschaft die Daumen für weitere tolle Siege und den Einzug ins Finale! 

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